همه کسانی که در حوزه تجارت فعالیت دارند، بارها عبارت «سند پروفرما» را شنیده‌اند. این عبارت معادل پیش‌فاکتور است که در تجارت بین‌الملل (صادرات و واردات) کاربرد دارد. درواقع، این سند برای شرکت‌های واردکننده کاربرد دارد که در مرحله اول واردات، آن را از فروشنده (در خارج از کشور) درخواست می‌کند. در این سند، اطلاعاتی از قبیل تعداد کالا، نوع کالای خریداری‌شده، جنس، قیمت واحد و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل و… درج می‌شود. برای آشنایی بیشتر با سند پروفرما و نحوه دریافت آن، این مطلب را تا انتها دنبال کنید.
سند پروفرما چیست؟
این سند به‌عنوان پیش‌فاکتور شناخته شده است و هر فروشنده‌ای که قصد صادرات کالا را داشته باشد، باید آن را برای مشتریان خارجی خود صادر کند. همان‌طور که گفتیم، در این برگه اطلاعاتی درمورد کالا، قیمت، نام و نشانی فروشنده و خریدار درج می‌شود. از طرف دیگر، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مبدأ و مقصد ارسال، و مدت اعتبار پروفرما نیز در این سند ذکر می‌شود. تمامی شرکت‌های واردات و صادرات باید این سند را بین خود ردوبدل کنند تا لیست خریدهای خریدار یا واردکننده در آن مشخص شود و بعدها دچار مشکل نشوند.
این برگه بیشتر در حوزه واردات کالا از کشورهای خارجی کاربرد دارد و شرکت‌های واردکننده از آن برای ارزیابی شرایط فروشنده، اقدامات مربوط به تخصیص ارز، برآورد هزینه‌های نهایی واردات کالا و دریافت مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور استفاده می‌کنند.
ازآنجاکه شما به‌عنوان یک شرکت واردکننده با تعداد زیادی کشور و حتی شرکت صادرکننده طرف هستید، شاید انتظار داشته باشید سند پروفرما که از سوی آنها صادر می‌شود، فرم و ظاهر یکسان داشته باشد. درحالی‌که هیچ شرط یا قاعده خاصی برای نوشتن این گواهی وجود ندارد. پیش‌فاکتور، طبق قرارداد و توافقاتی که بین شرکت واردکننده و صادرکننده منعقد شده است تهیه می‌شود. بنابراین حتی ممکن است اطلاعاتی که در سند پروفرما شما ذکر می‌شود، با چیزی که برای شرکت‌های دیگر است متفاوت باشد.
نحوه صدور سند پروفرما
پیش‌فاکتور یا پروفرما به‌عنوان اولین مدرک برای خرید و فروش‌های بین‌المللی شناخته شده است. این سند هم مثل قراردادهای دیگری که در تجارت خارجی وجود دارد، با توجه به درخواست و نیازهای دو طرف معامله تنظیم و ثبت می‌شود. از سوی دیگر، این سند در تمامی مراحل واردات کالا ازجمله ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی و ترخیص کالا از گمرک استفاده می‌شود.
شاید فکر کنید برای دریافت پیش‌فاکتور باید مراحل زیادی را پشت سر بگذارید یا پروسه پیچیده‌ای دارد؛ درحالی‌که صدور این گواهی کار سختی نیست و فقط باید بین شما و فروشنده توافقات لازم برای درج اطلاعات در این سند انجام شده باشد. به این صورت که باید شرایط موردنظر خود در معامله و انجام مذاکرات و توافقات نهایی را با فروشنده تنظیم کنید. سپس برای نوشتن این سند اقدام کنید. توجه داشته باشید که برای درج اطلاعات، باید به توافقات خود با فروشنده توجه داشته باشید.
برای دریافت سند پروفرما به مجوز نیاز ندارید، بلکه فقط باید پرداخت‌های اولیه برای خرید کالا را انجام دهید. همچنین، باید بین شما و فروشنده کالا نیز شرایط لازم برای انجام معامله، طبق قوانین کشور ایران صورت گرفته باشد. سپس فروشنده مطابق با قوانین هر دو کشور، پیش‌فاکتور را تنظیم کند. در مرحله بعدی، این گواهی باید به ثبت قانونی برسد.
همان‌طور که گفتیم، این سند فرم واحدی ندارد و شما و فروشنده با همدیگر توافق می‌کنید که چطور آن را بنویسید. پس نیاز نیست برای تهیه فرم آن، طبق قاعده یا روش خاصی اقدام کنید.
اطلاعات لازم برای نوشتن پیش‌فاکتور
به‌طور کلی، در تجارت بین‌الملل داشتن سند پروفرما ضرورت دارد. اما اینکه آن را به چه شکلی بنویسید، به شما و فروشنده کالا بستگی دارد. اما اطلاعاتی که باید در این پیش‌فاکتور درج شود عبارت‌اند از:
نام به همراه آدرس کامل فروشنده و خریدار
شماره و تاریخ صدور پیش‌فاکتور
مشخصات کامل کالاهای خریداری‌شده از نظر کیفیت، کمیت، تعداد و مقدار و وزن ناخالص و خالص
ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
مبلغ پیش‌فاکتور با ذکر نوع ارز و اطلاعات دیگری ازجمله ابعاد و قیمت حمل کالا، تفکیک قیمت خالص کالا، قیمت بسته‌بندی
نحوه خرید طبق اینکوترمز EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
مبدأ و مقصد نهایی کالاهای خریداری‌شده
زمان تحویل کالا
وسیله حمل کالا و تعیین نحوه انتقال کالا از مبدأ به مقصد
نحوه پرداخت وجه کالا به‌صورت حواله، برات یا اعتبار اسنادی
مسائل مربوط به بازرسی بین‌المللی کالا
اطلاعات مربوط به کشور سازنده کالا
مهلت اعتبار پیش‌فاکتور
مسئله آموزش یا خدمات پس از فروش
اسناد مورد درخواست خریدار
گواهی‌های لازم مانند لیست بسته‌بندی و شرایط گواهی مبدأ
توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت‌نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
دلایل صدور پیش‌فاکتور چیست؟
شاید بپرسید این گواهی چه کاربردی دارد و چرا آن را صادر می‌کنند؟ در پاسخ باید گفت این سند کاربردهای زیادی دارد که عبارت‌اند از:
شرکت‌های واردکننده برای دریافت مجوزهای لازم تجاری به این گواهی نیاز دارد تا واردات آنها حالت قانونی داشته باشد.
برای دریافت ارز خارجی یا تخصصی ارز به این مجوز نیاز دارید. با توجه به نوسانات قیمت ارز، بسیاری از شرکت‌های واردکننده با دریافت ارز دولتی می‌توانند هزینه‌های تجارت و خرید کالا را کاهش دهند. البته این ارزهای دولتی فقط برای برخی کالاها کاربرد دارد. بنابراین، با داشتن پیش‌فاکتور می‌توانید از این ارز برخوردار شوید.
در آخر
تجارت بین‌الملل کار پیچیده‌ای نیست و بعد از انتخاب کالا و عقد قرارداد با شرکت‌های صادرکننده در خارج از کشور، باید به فکر تهیه سند پروفرما یا پیش‌فاکتور باشید. در این مطلب از بلاگ «بلم» به نحوه دریافت آن و اطلاعاتی که باید در این سند درج شود پرداختیم. امیدواریم آنچه گفته شد برایتان مفید بوده باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره این سند و لزومِ داشتن آن، می‌توانید با کارشناسان ما در شرکت «بلم» تماس بگیرید و اطلاعات خود را در این زمینه کامل کنید.
